* Pasos para crear una base de datos *

Para realizar una  base de datos en la  que vamos a poder guardar nuestros contactos y donde guardaremos sus datos como el nombre, teléfono, y email. A continuación estarán los pasos necesarios para realizar este tipo de base de datos.

Para empezar abrimos nuestro MS ACCES 2010, en las plantillas escogemos BASE DE DATOS EN BLANCO:

base de datos en blanco 1

Después hacemos clic en CREAR como se muestra en la siguiente imagen:

crear 2

Ahora nos saldrá la presentación principal de MS ACCES 2010, nosotros le hacemos clic en VER y después nos saldrán dos o tres opciones nosotros escogemos VISTA DISEÑO como se muestra en la siguiente imagen:

Vista de diseño. Acces 3

Inmediatamente nos saldrá una ventana donde nos pedirá que pongamos el nombre a nuestra primera tabla, en nuestro caso le pondremos el nombre de Contactos como se muestra en a siguiente imagen:

Guardar como 5

Después le hacemos clic en el botón ACEPTAR, después nos saldrá la tabla que creamos que se llama CONTACTOS en vista diseño, para que podamos configurarla esta por primera vez se ver así:

Contactos. M acces 6

Ahora por defecto se crea el campo ID y en su derecha tiene una llave y además es de tipo AUTONUMERACION como se muestra en la anterior imagen, la llave significa que es la clave principal que es por medio de este datos que ACCES controlo que no haya repetidos y el tipo de datos AUTONUMERACIÓN significa que automáticamente cada vez que llenemos un registro este se enumerara con 1, 2, 3, etc.

Ahora creamos más campos en la primera columna escribimos el NOMBRE DEL CAMPO en la segunda escogemos el TIPO De DATO, lo hacemos como se muestra en la siguiente forma:

tipo de dato 8

Cuando pongas un nombre de campo no puedes poner palabras separas es por eso que a nuestro segundo campo lo llamamos NOMBRE_COMPLETO que está unido por un guion bajo, si no lo hace así a la hora de usarlos de causaran muchos erros.

La mayoría son de tipo TEXTO existen varios tipos de datos como numéricos, fechas y otros, pero por ejemplo ponemos tipo numérico cuando tengamos que sumar o restar u otra operación matemática, nuestro campo teléfono guarda números pero son para leer y no vamos a hacer ningún operación matemática con ellos es por eso que son de tipo texto.

Ahora para poder llenar nuestra base de datos y usarla primeramente tenemos que guardarla en ARCHIVO->GUARDAR

guardar archivo 9

Después cambiamos la vista de forma DISEÑO a VISTA HOJA DE DATOS como se muestra en la siguiente imagen:

vista hoja de datos

Ahora se mostrara de la siguiente forma:

contactos. Acces 11

Y podemos llenar los datos que queramos, recuerda que el campo Id no necesitas llenarlo se llenara automáticamente, un ejemplo de la tabla con datos esta:

Celdas de contactos. Acces 12

Bueno en otra ocasión iremos gestionando esta misma base de datos, de forma intermedia y después avanzada, espero que te haya servido.

* Objetos de Acces *

En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que actúa la aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son : tablas, consultas, informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access.

 

Los principal que contiene ACCESS es lo siguiente :

 

Tabla

La información de una base de datos esta organizada en forma tabular. Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de información, por ejemplo, clientes. 

Las tablas guardan la información en registros que corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y definen los nombres y tipos de datos que componen la tabla. 

 

Columna o campo

Cada columna representa una característica de los datos.

Hilera o registro

Las hileras son instancias conocidas como registros.

Consultas

Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. 

También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes. 

Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un conjunto de criterios. Una vez hecha la selección, se puede producir un listado.

 

Formularios

Es un objeto diseñado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones . Las formas se pueden imprimir y también se usan para personalizar la presentación de la base de datos.

Reportes

Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia de la información presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y registros seleccionados en un formato fácil de leer, o etiquetas para envíos por correo y formatos de cartas personalizados.

Macros

Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en una macro son: validar campos, abrir y ejecutar queries, abrir tablas, imprimir reportes, ejecutar otras macros.

Módulos

Es un objeto que contiene una función personalizada y que puede ser creada utilizando Visual Basic for Applications (VBA).

Tipos de datos

Access permite nombres de hasta 64 caracteres. Es recomendable utilizar nombres descriptivos. Los tipos de datos en Access pueden ser:

Texto.

Caracteres alfanuméricos. Hasta 255 caracteres.

Memo.

Caracteres alfanuméricos. Hasta 64,000 caracteres.

Numero.

Valores numéricos en varios tipos y formatos.

Fecha/Tiempo.

Formato de fecha
y hora.

Moneda.

Datos monetarios.

Auto Numérico.

Contador numérico auto incrementado.

Si/No.

Valores lógicos. Si/No, Verdadero / falso.

* ¿Qué es Microsoft Acces ? *

Es una base de datos, recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. 

Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

En Access se puede realizar todo tipo de bases de bases de datos y también lo siguiente se puede realizar :

- Tablas para almacenar los datos.

- Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

- Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

- Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

- Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.